Guia passo a passo — Inventário / Contagem de Estoque

Para quem é: Donos e gerentes de loja de food service que querem registrar e acompanhar a contagem de estoque no backoffice da Visio. Tempo estimado: 15 a 30 minutos na primeira vez; menos de 10 minutos nas seguintes.

Antes de começar

Tenha em mãos:

• Seu login e senha do backoffice da Visio (o endereço que a equipe da Visio te passou)
• A lista dos produtos que você quer contar (pode ser no papel mesmo, por enquanto)
• As quantidades físicas contadas no estoque da loja naquele momento
• Saber qual período você está registrando (ex.: contagem do dia 1º de fevereiro)

💡 Dica: Se você ainda não tem login, fale com o time de Customer Success da Visio antes de continuar.

Etapa 1 — Acessar o backoffice da Visio

1. Abra o navegador do seu computador (Chrome ou Edge funcionam melhor).
2. Digite o endereço do backoffice que a Visio te forneceu na barra de endereços e pressione Enter.
3. Na tela de login, insira seu e-mail e sua senha.
4. Clique em Entrar.

Etapa 2 — Navegar até o módulo de Inventário / Contagem de Estoque

1. Após entrar, você verá o menu principal do backoffice.
2. No menu, procure a opção Inventário/CMV e clique nela.

💡 Dica: Se você não encontrar essa opção no menu, pode ser que o módulo ainda não esteja ativado para a sua loja. Avise o time da Visio.

Etapa 3 — Visualizar as contagens já registradas

1. Acesse o módulo Inventário de Produtos

2. Ao entrar no módulo, você pode Iniciar uma nova contagem de produtos ou Consultar ou continuar uma contagem já salva

   

3. Em Consultar você tem uma lista com as contagens anteriores (se já houver alguma registrada).
4. Cada linha representa uma contagem de um período específico.

5. Role a tela para ver as entradas mais recentes.

   

💡 Dica: Clientes perguntam muito "tem sentido já o impacto financeiro aí também?" — nessa tela você ainda está só vendo o histórico. O cálculo de CMV e impacto financeiro aparece depois que você lança os dados corretamente. Veja a Etapa 6.

Etapa 4 — Iniciar uma nova contagem de estoque

1. Clique no botão Iniciar uma nova contagem de estoque.

2. Uma nova tela vai abrir pedindo informações básicas da contagem.

   

Etapa 5 — Preencher os dados da contagem

1. Selecione qual loja você deseja realizar a contagem

   

2. No campo Data, selecione a data em que a contagem foi feita na loja.

3. 

4. Se precisar registrar uma contagem de uma data passada (ex.: você contou ontem mas só vai lançar hoje), selecione a data correta no calendário.

5. Clique em Sim,iniciar contagem  para avançar.

   

💡 Dica: Clientes perguntam sobre lançar em data retroativa — ex.: você fez a contagem no papel no dia 31 de dezembro e quer registrar com a data certa. Basta selecionar a data correta no campo de data antes de salvar. Isso já é possível no backoffice.

Etapa 6 — Lançar as quantidades de cada produto

1. Você verá uma lista de produtos cadastrados para a sua loja.

   

2. Para cada produto, clique no campo de quantidade ao lado do nome.

   

3. Digite a quantidade que você contou fisicamente no estoque.
4. Repita para todos os produtos da lista.
5. Caso um produto não apareça na lista, veja a Etapa 7.

💡 Dica: Muita gente pergunta "quanto tempo leva essa contagem de estoque?" — na tela, vai depender de quantos produtos a sua loja tem cadastrados. Da segunda vez em diante, vai ser mais rápido porque você já conhece a ordem dos itens.

💡 Dica: Fique atento a produtos com ruptura (ex.: Coca-Cola, frango, ingredientes principais). Se a quantidade estiver em zero, registre zero mesmo — isso vai aparecer nos alertas de ruptura para você e para o seu supervisor.

Etapa 7 — O que fazer se um produto não aparece na lista

1. Se um produto que você contou não aparece na lista, não tente improvisar em outro campo.
2. Anote o nome do produto que está faltando.
3. Entre em contato com o time da Visio para solicitar o cadastro do produto na sua loja.

⚠️ VALIDAR COM PRODUTO/JOESLEY — Confirmar se existe dentro do próprio módulo uma opção para o gerente solicitar cadastro de produto ou se isso é feito apenas pelo time da Visio.

Etapa 8 — Salvar e confirmar a contagem

1. Depois de preencher todas as quantidades, clique no botão Salvar ou Finalizar Contagem.

2. Se houver algum valor anómalo o sistema vai te informar 

   

3. O sistema vai confirmar que a contagem foi registrada (geralmente aparece uma mensagem de sucesso na tela).
4. A contagem vai aparecer na lista da Etapa 3 com a data que você escolheu.

💡 Dica: Se você fechar a tela antes de clicar em Salvar, os dados podem ser perdidos. Sempre salve antes de sair.

Etapa 9 — Consultar o resultado da contagem e o impacto no CMV

1. Após salvar, clique na contagem que você acabou de criar na lista para abri-la.

2. O sistema vai mostrar um resumo da quantidade de itens preenchidos  e o valor total.

   

3. Se o módulo já estiver integrado com as notas fiscais de entrada da loja, você também poderá ver o CMV calculado (Custo da Mercadoria Vendida) com base nessa contagem.

💡 Dica: Clientes perguntam "vocês olham o CMV de alguma forma?" — sim, o objetivo do módulo é exatamente esse: cruzar o que entrou (notas fiscais) com o que você tem no estoque e calcular quanto foi consumido. Quanto mais regular for a sua contagem, mais preciso fica esse número.

💡 Dica: Se aparecer uma diferença grande entre o esperado e o contado (ex.: "ontem deu 10 perdas"), esse é o momento de investigar o que aconteceu na produção ou no recebimento naquele período.

⚠️ VALIDAR COM PRODUTO/JOESLEY — Confirmar se o cálculo de CMV já está disponível nesta versão do backoffice e quais são os pré-requisitos (ex.: notas fiscais precisam estar lançadas).

Etapa 10 — Acompanhar o histórico de contagens ao longo do tempo

1. Volte para a tela inicial do módulo (Etapa 3).

2. Use os filtros de data para ver contagens de um período específico (ex.: todas as contagens de janeiro).

   

3. Compare as contagens para identificar tendências: produtos que somem mais rápido, possíveis perdas ou desvios.

💡 Dica: Clientes perguntam "vocês fazem análise de estoque diária ou só no final de semana?" — o sistema permite fazer contagens na frequência que você quiser. O recomendado é definir uma rotina fixa (ex.: toda segunda-feira de manhã) para ter dados consistentes.

⚠️ VALIDAR COM PRODUTO/JOESLEY — Confirmar se há um painel ou gráfico de histórico já disponível ou se a visualização é apenas em lista.

Pronto! O que você consegue ver agora

Ao terminar esse guia, você vai conseguir:

• ✅ Registrar a contagem de estoque da sua loja com a data correta, inclusive de forma retroativa
• ✅ Consultar o histórico de todas as contagens já feitas
• ✅ Identificar perdas e rupturas de produto com base nas quantidades lançadas
• ✅ Acompanhar o CMV da loja de forma mais fácil, sem depender de planilhas manuais
• ✅ Ter dados prontos para o supervisor ou para o cálculo da DRE da loja

💡 Dica final: Quanto mais vezes você lançar a contagem no sistema — e com mais regularidade — mais útil ele fica. O sistema começa a cruzar os dados e te mostrar onde está perdendo dinheiro. Esse é o grande ganho do módulo.