Escala: como deixar a equipe pronta para a escala
Para o Gerente ou o Franqueado responsável por montar a escala da loja. É o primeiro passo antes de gerar. Por padrão, todos os níveis de acesso abrem a Escala.
Travou? Vá direto:
- Montar: abrir a loja · conferir a lista · incluir quem falta · gênero, turno e folga fixa · regras pessoais · não folga junto · várias pessoas de uma vez
- Deu problema: aba apagada · Escala não abre · Falta sexo/padrão · Cadastrar não libera · o par não salva · CPF recusado
Sobre
Perfis estão em Escala: como funciona. Tudo acontece na aba Funcionários.
Antes de começar
- Você precisa ter acesso à loja no Visio RH. Se o cartão Escala não aparece, veja Escala não abre.
Passo 1 — Abra a Escala e escolha a loja
Na tela inicial, abra o card Visio RH. Depois, no card Escala, clique em Abrir. No Visio OS, use o item Pessoal do menu inferior.
No topo da Escala, escolha a loja em Estabelecimento.
Deu certo quando as abas do menu lateral deixarem de ficar apagadas. Sem loja, só o Dashboard abre.
Passo 2 — Confira quem já está na lista
Clique em Funcionários. A tabela traz os colaboradores ativos da loja. Abaixo dela ficam os freelancers.
Duas situações tiram alguém da escala:
- a pessoa é freelancer;
- ela está marcada como Não entra na escala — o caso de sócios e do escritório. Ela sai da tabela e das outras telas, e fica numa linha recolhida no fim da aba, N fora da escala. Para devolvê-la, abra a linha e clique em Editar.
O botão Colunas escolhe o que a tabela mostra, só para você. O Com regras do passo 5 depende da coluna Regras pessoais, ligada por padrão.
Deu certo quando a lista bater com a equipe que trabalha na loja.
Passo 3 — Inclua quem falta
O caminho recomendado é cadastrar a pessoa no Departamento Pessoal. Clique em Cadastrar no DP e preencha a ficha.
Precisa montar a escala hoje? Use o atalho:
- Clique em Adicionar.
- Preencha Nome completo, Sexo e Escala (jornada). Se você cuida de mais de uma loja, escolha também a Loja.
- Clique em Cadastrar.
A pessoa entra em experiência, sem data de admissão. Em loja do Brasil, com acesso a documentos, a janela também mostra CPF (opcional). O que faltar, complete no DP.
Deu certo quando a pessoa aparecer na lista, com a confirmação no canto da tela.
Passo 4 — Acerte os dados de escala de cada pessoa
Na linha da pessoa, clique em Editar. Na janela, confira:
- Gênero — a regra de folgas ao domingo pode depender dele.
- Turno — para a maioria, Herda da loja. Escolha um turno da lista, ou Horário próprio…, só para quem foge do padrão.
- Dia de folga fixo — só se a folga for fixa de verdade. Sem ele, a escala escolhe o dia e o repete nas próximas gerações. O campo aparece no 6x1 e no 5x2 fixo; no 5x2 rotativo, a janela diz onde mudar o tipo de escala.
- Autonomia para ficar sozinho — deixe no automático.
Sem Data de nascimento, a escala trata a pessoa como adulta, e as regras de menor não valem.
Tier de performance é opcional e não decide quem trabalha: a escala só avisa quando um dia junta apenas pessoas de performance baixa.
Clique em Salvar. Gênero e jornada são obrigatórios para gerar.
Deu certo quando aparecer Atributos salvos. Sob a jornada, a tabela diz Pelo colaborador (jornada só dele) ou Pela loja.
Para mudar só a folga, use o lápis na Folga semanal (não aparece no 12x36).
Passo 5 — Registre as restrições de cada pessoa
Mais abaixo, na mesma janela, fica o bloco Regras pessoais. Use pouco: cada restrição tira espaço do rodízio.
- Nunca trabalha aos — os dias da semana em que a pessoa não pode trabalhar.
- Nunca antes das e Nunca depois das — o horário-limite.
- Turnos bloqueados — turnos da loja em que a pessoa nunca entra.
Nos dias de Nunca trabalha aos, e nos turnos bloqueados, a pessoa folga. Os horários-limite só avisam: não mudam o turno.
Deu certo quando, depois de salvar, a coluna de regras da pessoa mostrar Com regras.
Passo 6 — Impeça que duas pessoas folguem juntas
Para duas pessoas que não podem folgar juntas, clique em não folga junto, abaixo do nome de uma delas. Escolha a outra na lista.
Ao gerar, elas folgam em dias diferentes, ou a escala avisa. Se as duas têm o mesmo Dia de folga fixo, o par não vale: troque o dia fixo de uma delas.
Deu certo quando o par aparecer nas linhas das duas pessoas.
Passo 7 — Mude várias pessoas de uma vez
- Aplicar horário a todos grava a mesma jornada ou o mesmo turno (e, junto, o intervalo, se preenchido) para todos os ativos da escala. Quem está em Não entra na escala fica de fora. Muda só o que você preencher e substitui o horário próprio.
- Para um grupo, ou só para o intervalo, marque as linhas e use Aplicar em massa.
- Auto-preencher aparece quando falta gênero ou jornada em alguém. Ele deduz o gênero pelo nome: confira.
Deu certo quando as linhas marcadas mudarem juntas, com a confirmação de quantos foram atualizados.
Próximo passo: configure os turnos e as regras da loja.
Quando não funcionar
A Escala não abre
Aparece Este produto não está liberado para o seu nível de acesso neste grupo. Peça ao Franqueado da sua rede: ele libera em Visio RH › Produtos e acessos.
O botão de gerar está apagado, com Falta sexo/padrão
Falta gênero ou jornada em alguém; quem está em Herda da loja conta como sem padrão. Use Auto-preencher ou escolha na ficha a jornada da loja. A pessoa deixa de acompanhar mudanças dela.
A aba Funcionários está apagada
Escolha a loja em Estabelecimento: sem loja, só o Dashboard abre.
O botão de cadastrar não libera
Falta nome, sexo ou loja no cadastro rápido.
O par de não folga junto não salva
A mensagem Você não tem permissão para configurar esta loja. quer dizer que seu acesso não cobre a loja. Peça ao Franqueado da sua rede.
O CPF é recusado
CPF inválido: confira os 11 números. Se não tiver agora, deixe em branco. Já Este CPF já está na ficha de [nome]. Abra a ficha dessa pessoa em vez de cadastrar de novo. quer dizer que a pessoa já existe.
O que ainda não faz
- Freelancer não é escalado automaticamente. Ele fica listado, mas o rodízio é só da equipe fixa.
- A escala já gerada não muda sozinha. Mudou alguém da equipe? Gere a escala de novo.
- Turnos preferidos e Nunca folga aos ainda não valem. Ficam gravados, mas a escala de hoje não os aplica. O selo da janela marca essas configurações.
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