Guia passo a passo — DRE (Demonstrativo de Resultados)

Para quem é: Donos e gerentes de lojas de food service (ex.: Subway) que querem entender a lucratividade do negócio dentro do backoffice da Visio AI. Tempo estimado: 40 a 90 minutos na primeira vez (dependendo de quantas lojas você tem e quantas transações precisam ser classificadas).

Antes de começar

Tenha em mãos ou confirme os itens abaixo antes de abrir o sistema:

• Acesso ao backoffice Visio com seu usuário e senha

• Contas bancárias já conectadas via Open Finance/Open Banking (Banco do Brasil, C6, BTG etc.). Se ainda não conectou, fale com o seu responsável da Visio antes de continuar

• Certificado digital da loja atualizado — ele é necessário para a Visio puxar as notas fiscais automaticamente toda noite

• Saber o regime tributário da sua loja (Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido). Na dúvida, consulte seu contador

• As taxas contratuais do seu maquininha/adquirente (ex.: BIM) e dos apps de delivery (ex.: iFood, 99Eats) para crédito, débito, vouchers e antecipação — você vai precisar delas na configuração da DRE

• Se quiser o CMV real: uma contagem de estoque recente da loja (data e quantidades por item)

Etapa 1 — Acessar o módulo DRE

1. Faça login no backoffice da Visio com seu e-mail e senha.

   

2. No menu lateral, localize o grupo Financeiro (ou Backoffice Financeiro).

   

3. Clique em DRE.

   

💡 Dica: Se você vir também um item chamado DFC (Fluxo de Caixa), não confunda os dois. A DRE mostra o lucro do negócio. A DFC mostra para onde foi o dinheiro. Os dois se completam — você vai usar os dois, mas comece pela DRE.

Etapa 2 — Conferir as contas bancárias conectadas

Antes de classificar qualquer coisa, confirme que as contas certas estão ativas.

1. Dentro do módulo financeiro, procure a seção Contas ou Integrações bancárias.

2. Verifique se todas as contas da(s) sua(s) loja(s) aparecem na lista.

3. Se aparecer uma conta com saldo zero do mesmo banco (ex.: Banco do Brasil aparece duas vezes), saiba que a linha com saldo zero representa os dados de cartão de crédito via Open Banking — isso é normal. - Se você não quiser ver esse detalhamento agora, clique em Inativar nessa linha. Você pode reativar a qualquer momento.

4. Se alguma conta não aparecer ou mostrar erro de sincronização (ex.: BTG), clique no ícone de sincronizar ou entre em contato com o suporte da Visio para verificar a autenticação.

💡 Dica: O BTG às vezes exige uma confirmação de dois fatores no aplicativo do banco para completar a conexão. Se o BTG não aparecer, abra o app do BTG e verifique se há uma autorização pendente.

Etapa 3 — Classificar as transações do extrato (limpar o "backlog")

Esse é o passo mais trabalhoso na primeira vez. A Visio já classifica automaticamente o que ela reconhece (energia elétrica, fornecedores conhecidos, impostos, cartão). O que sobrar — geralmente 15 a 25% das transações — você vai classificar manualmente.

3.1 — Entender os dois modos de classificação

Existem duas formas de classificar:

• Em bloco: Para transações com descrições iguais e recorrentes (ex.: aluguel, royalties, plano de saúde). Você classifica uma vez e o sistema aplica a mesma categoria automaticamente para todas as ocorrências futuras com a mesma descrição.
• Por exceção: Para transações individuais que têm a mesma descrição mas propósitos diferentes (ex.: um PIX para um funcionário pode ser salário em um mês e adiantamento em outro). Nesse caso, você classifica só aquela linha específica.

3.2 — Classificar em bloco

1. Na tela de classificar registro em bloco, localize as transações sem categoria (aparecem em destaque, geralmente em laranja ou sem rótulo).

   

2. Clique na descrição de uma transação recorrente.
3. Selecione a categoria correspondente na lista (ex.: Aluguel, Royalties, Custos com Pessoal, Encargos, Despesa Sócios etc.).

4. 

5. O sistema vai perguntar: "Deseja aplicar essa categoria a todas as transações com essa descrição?" — clique em Sim para classificar em bloco.
6. O sistema pode perguntar também se quer replicar para outras lojas. Se a transação é igual em todas as lojas (ex.: mesmo fornecedor), confirme a replicação.

3.3 — Classificar por exceção

1. Clique na linha da transação específica que você quer tratar de forma diferente.
2. Escolha a categoria correta para aquela ocorrência apenas.
3. Não confirme a replicação em bloco nesse caso.

3.4 — Criar uma nova categoria (se necessário)

Se nenhuma categoria existente servir:

1. Clique em Nova categoria (ou Criar categoria).
2. Preencha: - Nome da categoria - Natureza: Despesa ou Fornecedor - Nível no DFC: Operacional, Investimento ou Financiamento - Sub-natureza (ex.: fixo, variável)
3. Salve.

💡 Dica: A cada aproximadamente 20 classificações, clique em Submeter (ou Salvar mapeamentos) para não perder o trabalho feito. O sistema não salva automaticamente em tempo real.

💡 Dica: Não sabe em qual categoria colocar? O seu responsável da Visio pode te enviar um documento com todas as categorias disponíveis. Peça antes de começar.

Etapa 4 — Configurar as taxas e parâmetros da DRE

Antes de abrir a DRE propriamente, você precisa dizer ao sistema alguns percentuais e regras da sua operação.

4.1 — Informar o regime tributário

1. Acesse as Configurações da loja (ou Setup da DRE).

   

2. Selecione o regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. - Na dúvida, escolha Simples Nacional — é o regime da maioria das franquias de food service.

   

4.2 — Cadastrar taxas de cartão e delivery

1. Ainda nas configurações da DRE, localize a seção de Taxas de recebimento (ou Taxas de cartão).
2. Informe os percentuais contratuais para cada modalidade: - Crédito à vista - Crédito parcelado - Débito - Antecipação de recebíveis - Vouchers (Sodexo, Alelo etc.) - iFood, 99Eats e outros apps de delivery
3. Salve.

💡 Dica: Se você faz antecipações de cartão com frequência, saiba que o valor que cai na conta já vem descontado da taxa — o sistema não consegue calcular esse valor exato automaticamente ainda. Por isso é importante informar os percentuais contratuais aqui. Para uma visão ainda mais precisa, peça um relatório para a sua adquirente (ex.: BIM) mostrando o valor bruto antecipado, a taxa cobrada e o valor líquido recebido.

4.3 — Configurar defasagem de competência (opcional, mas recomendado)

A DRE trabalha por competência — ou seja, ela registra o custo no mês em que ele foi gerado, não no mês em que você pagou. Para ajustar isso:

1. Em cada categoria de despesa (ex.: Royalties, Simples Nacional, Salários), localize o campo Defasagem.
2. Informe quantos dias ou meses de diferença existe entre o mês de competência e o mês de pagamento. Exemplos: - Salários pagos no dia 5 do mês seguinte → defasagem de -1 mês (ou os dias equivalentes) - Simples Nacional pago sempre referente ao mês anterior → defasagem de -1 mês - Royalties pagos com alguns dias de atraso → defasagem de -10 dias (ajuste conforme seu contrato)

3. Salve.

   

Etapa 5 — Configurar a fonte do CMV (Custo da Mercadoria Vendida)

Esse passo define de onde virão os números de custo de mercadoria na sua DRE. É uma decisão importante.

1. Dentro das configurações da DRE, localize a seção Fonte do CMV.
2. Escolha uma das opções: - Cash (Caixa): Usa o que foi efetivamente pago aos fornecedores naquele mês. É a opção mais simples, mas pode não refletir o lucro real. - Normalizado (por Nota Fiscal): Usa as notas fiscais recebidas, ajustando pela defasagem de entrega. Disponível após o upload/sincronização das notas fiscais. - Real (por Contagem de Estoque): Calcula o CMV de verdade usando a fórmula: Estoque Inicial + Compras − Estoque Final. Exige que você faça contagens de estoque periódicas. É a opção mais precisa.
3. Se ainda não faz contagem de estoque, deixe em Cash por enquanto — mas leia a dica abaixo.

💡 Dica: Se você escolher a opção Cash e não fizer contagem de estoque, a DRE vai mostrar um aviso (em destaque) informando que os números mostrados refletem o que foi comprado, não o que foi consumido — ou seja, a lucratividade pode não ser real. Isso não é um erro do sistema; é um aviso para você não tomar decisões erradas. A melhor forma de ter uma DRE confiável é fazer a contagem de estoque (veja a Etapa 7).

Etapa 6 — Abrir a DRE e classificar as linhas em laranja

Agora sim: vamos abrir a DRE e dar sentido a cada linha.

1. No módulo DRE, selecione a loja que você quer analisar (comece por uma loja — sugestão: a principal ou a que tem mais movimento).
2. Selecione o período (3, 6 ou 12 meses — para a primeira vez, tente 3 meses para não acumular muito trabalho).
3. A DRE vai abrir com a estrutura de linhas. As linhas em laranja são as que ainda não têm categoria definida.

6.1 — Classificar cada linha laranja

1. Clique na linha em laranja.
2. Arraste-a para a categoria correta ou selecione a categoria no menu que aparece (ex.: FGTS e contribuição sindical → Encargos dentro de Custos com Pessoal).
3. Repita para cada linha laranja até zerar.

💡 Dica: Ao clicar em uma linha agrupada, o sistema mostra as últimas 5 transações daquele grupo para você conferir se estão todas no mesmo contexto antes de classificar em bloco.

6.2 — Verificar as linhas já classificadas automaticamente

As linhas já classificadas pelo sistema aparecerão com suas categorias. Passe o olho para confirmar que fazem sentido. Ajuste qualquer uma que estiver errada clicando nela.

Etapa 7 — Registrar a contagem de estoque (para CMV real)

💡 Dica: Essa etapa é o que faz a diferença entre uma DRE "estimada" e uma DRE de verdade. Se você nunca fez contagem de estoque na plataforma, comece aqui assim que possível.

1. No menu lateral, acesse o módulo Inventário (ou CMV / Recebimento de Mercadorias).

   

2. Clique em Nova contagem de estoque.

   

3. Informe a data da contagem (tente fazer sempre no final ou início do mês, o mais próximo possível da virada).

   

4. Para cada item de CMV (ingredientes, embalagens etc.), informe a quantidade em estoque naquele momento. - O sistema vai usar os valores das notas fiscais de compra mais recentes para calcular o custo desse estoque automaticamente.

   

5. Salve a contagem.

   

💡 Dica: Você pode criar um acesso restrito para o gerente ou funcionário da loja acessar apenas o módulo de Inventário — sem ver a DRE ou dados financeiros. Assim, a contagem pode ser feita pela equipe da loja sem risco de exposição de informações sensíveis. Peça ao suporte da Visio para configurar esse acesso.

Com duas contagens registradas (início e fim do período), a DRE vai calcular automaticamente:

CMV = Estoque Inicial + Compras do período − Estoque Final

Etapa 8 — Conferir o recebimento de notas fiscais

A Visio puxa automaticamente as notas fiscais emitidas para as suas lojas toda noite (desde que o certificado digital esteja atualizado). Você precisa confirmar o recebimento.

1. Abra o modulo Inventário / Recebimento de Mercadorias, veja as notas com status Pendente. 

   

2.  veja as notas com status Pendente, para cada nota pendente: - Clique em conferir

   

3.  Se tudo foi entregue: clique em Confirmar recebimento. - Se algum item não foi entregue: clique em Recusar item e selecione o(s) item(ns) que faltaram. Ou, se a entrega foi totalmente errada, clique em Recusar nota.

   

4. Após confirmar, a nota entra automaticamente no módulo de Contas a Pagar — com o código de barras disponível para pagamento, se necessário.

⚠️ VALIDAR COM PRODUTO/JOESLEY — Confirmar se a recusa de itens já desconta o valor do custo da nota automaticamente ou se ainda é feito manualmente.

Etapa 9 — Replicar as classificações para as outras lojas

Se você tem mais de uma loja, não precisa fazer tudo do zero em cada uma.

1. Com a DRE da primeira loja classificada e organizada, volte ao menu principal do módulo.
2. Selecione a opção Replicar classificações (ou aceite o convite que o sistema faz ao classificar cada item: "Deseja aplicar para outras lojas?").
3. Escolha quais lojas vão receber as mesmas classificações.
4. Confirme.
5. Nas outras lojas, revise apenas as exceções — transações que são diferentes da loja principal (ex.: um fornecedor local que só atende aquela unidade).

💡 Dica: As classificações de fornecedores e categorias funcionam especialmente bem para redes do mesmo banco (ex.: todas as lojas Subway no Banco do Brasil). A replicação é por região — se um item de um fornecedor local for classificado por você, outros franqueados da mesma região podem se beneficiar dessa classificação automaticamente.

Etapa 10 — Ler e interpretar a DRE final

Com tudo classificado, sua DRE estará completa. Veja o que cada bloco significa:

1. Receita Bruta de Vendas: Total vendido no período, separado por meio de pagamento (crédito, débito, Pix, dinheiro, delivery).
2. Impostos sobre Vendas: Simples Nacional (ou outro regime) calculado sobre o faturamento.
3. Receita Líquida de Vendas: Receita Bruta menos impostos.
4. CMV (Custo da Mercadoria Vendida): O que foi efetivamente consumido em ingredientes/mercadorias (se você fez contagem de estoque) ou o que foi comprado (se não fez).
5. Custos com Pessoal: Salários, FGTS, encargos, rescisões.
6. Despesas Operacionais: Aluguel, energia, royalties, taxas de cartão, delivery, limpeza etc.
7. Resultado Operacional (Lucro ou Prejuízo): O que sobrou depois de todas as despesas.

💡 Dica sobre CMV: Muitos clientes perguntam "por que o meu CMV está alto?" A resposta quase sempre está em três lugares: desvio de estoque (alguém retirando produto sem registro), variação de preço dos fornecedores, ou compras além do necessário que ficaram paradas no estoque. A contagem de estoque periódica é a melhor forma de identificar isso.

💡 Dica sobre lucro vs. caixa: É possível a DRE mostrar lucro mas você sentir que não tem dinheiro na conta — e isso é normal. O lucro e o caixa são coisas diferentes. Se o estoque subiu de preço e você comprou mais mercadoria do que o usual, o dinheiro foi para o estoque. Consulte também a DFC para entender para onde foi esse dinheiro.

Etapa 11 — Configurar royalties e impostos (sincronizar ou estimar)

Para cada linha de royalties e impostos na DRE, você pode escolher:

1. Valor estimado: O sistema calcula automaticamente com base no percentual configurado sobre o faturamento.
2. Sincronizar da DFC: Usa o valor que foi efetivamente pago no extrato bancário.

Para escolher:

1. Clique na linha de Royalties (ou do imposto desejado) na DRE.
2. Selecione a fonte: Estimado ou Sincronizar da DFC.
3. Se escolher sincronizar da DFC, defina a defasagem (ex.: -1 mês para o Simples Nacional pago sempre referente ao mês anterior).

4. Salve.

   

Pronto! O que você consegue ver agora

Ao final desse guia, você terá:

✅ A lucratividade real da sua loja — se o negócio está dando lucro ou prejuízo no período analisado, linha por linha

✅ O CMV calculado — seja pelo que foi comprado (versão simplificada) ou pelo que foi de fato consumido (versão real, com contagem de estoque)

✅ As despesas organizadas por categoria — sabendo exatamente quanto vai para pessoal, aluguel, royalties, taxas de cartão, delivery e outros

✅ A receita separada por meio de pagamento — crédito, débito, Pix, dinheiro, antecipação e apps de delivery

✅ Uma base para comparar com o DFC — entendendo não só se o negócio dá lucro, mas também por que o caixa pode estar diferente do lucro

✅ Classificações replicadas para outras lojas — sem precisar fazer o trabalho do zero em cada unidade

💡 Próximo passo sugerido: Com a DRE em mãos, abra o módulo DFC (Fluxo de Caixa) para cruzar os dois e entender onde está indo o dinheiro da operação. A combinação dos dois é o que dá a visão completa do seu negócio.