Contas a Pagar: como funciona o painel, os estados da conta e quem tem acesso

Para quem tem Contas a Pagar liberado (por padrão, Franqueado, Gerente Financeiro e RH) que lançam, agendam e pagam as contas da rede. Aqui estão o painel, os estados de uma conta, quem tem acesso e o que ainda está em desenvolvimento. Os passo a passo estão nos links.

Onde você travou?

Se você quer, ou travou em…	Vá direto para
Lançar uma conta, parcelada ou recorrente	Lançar, passo 2
Marcar quando a conta será paga	Lançar, passo 4
Registrar o pagamento, com juros ou em lote	Lançar, passo 5
Fechar pelo extrato as contas que o banco já pagou	Baixa automática, passo 2
Dar a categoria de DRE certa a cada fornecedor	Fornecedores, passo 3
O Agendar ou o Pagar está apagado e fala de limite	Não consigo agendar ou pagar
O fornecedor sem limite é recusado	Fornecedor sem limite
Não vejo o visto verde da ordem de pagamento	Visto verde
Não vejo Contas a Pagar, ou faltam telas	Quem tem acesso
Entender o selo e o status de uma conta	Os estados da conta

Sobre

O Painel de Contas a Pagar reúne o que a rede deve aos fornecedores: o que venceu, o que vence hoje e o que está agendado. Dele você lança, agenda, paga e exporta. O trabalho tem quatro frentes, cada uma com um guia:

Lançar, agendar e pagar as contas. → Como lançar, agendar e pagar uma conta
Fechar pelo extrato o que o banco já pagou. → Como usar a baixa automática
Cadastrar a categoria padrão de cada fornecedor. → Como cadastrar a categoria padrão dos fornecedores
Destravar o Agendar e o Pagar. → Não consigo agendar ou pagar uma conta

Onde fica o painel

Na Home, abra o cartão Financeiro. No Visio DRE, abra Contas a Pagar no menu lateral. A seção abre direto no Painel e tem cinco pílulas:

Painel de Contas a Pagar, onde se lança, agenda, paga e dá baixa.
Cadastro de Fornecedores, com a categoria padrão de cada um.
Conciliação Bancária, ainda em desenvolvimento.
Alçadas, ainda em desenvolvimento.
Configurações, com cinco regras que ainda não bloqueiam nada.

No filtro, a Estabelecimento é a loja.

Os estados da conta

Uma conta passa por quatro estados. O selo na linha e o filtro Status dizem em qual ela está.

Estado	O que significa	Como sai dele
Em aberto, com o selo Vencida, Vence hoje ou A vencer	Lançada e sem pagamento. O selo vem do vencimento.	Agendar, Pagar ou Cancelar.
Agendada	Tem data marcada para pagar, mas continua a pagar. Se o vencimento é hoje ou já passou, o selo diz Agendada — confirmar.	Pagar ou Desagendar.
Paga	A baixa foi registrada, à mão ou pelo extrato.	Desfazer pagamento volta a conta para em aberto.
Cancelada	Conta que nunca foi paga. O registro continua visível, para auditoria.	Reativar, só se a sua equipe a cancelou.

A conta Cancelada pelo fornecedor é cancelamento automático e não se reativa. Agendar e pagar são coisas diferentes: agendar organiza a fila e não move dinheiro.

Quem tem acesso

Por padrão, o Franqueado, o Gerente Financeiro e o RH têm o módulo Contas a Pagar. O Gerente e o Coordenador não têm: para eles, Contas a Pagar não aparece no menu lateral, e um link direto mostra Seu usuário não tem acesso a Contas a Pagar. Os módulos de cada perfil podem ser ajustados por rede, então o seu menu pode ter menos itens que o deste guia.

Precisa de uma tela que não aparece para você? Peça ao Franqueado da sua rede; o que o seu perfil não tem por padrão, ele pede ao suporte da Visio.

As Configurações ainda não bloqueiam nada

A tela tem cinco regras, como Permite agendar sem classificar a categoria? e Permite pagar sem confirmação do recebimento? Valem para o grupo ou para uma loja, e a loja vence o grupo. Quem está ligado a ao menos uma loja do grupo grava a regra do grupo, sem checagem de perfil: o Gerente Financeiro também salva. A regra de uma loja pede vínculo com ela. Todas nascem ligadas, e cada interruptor grava na hora, sem Salvar.

A própria tela avisa que as regras ficam registradas, mas ainda não bloqueiam o Agendar e o Pagar. Hoje, quem bloqueia é a aba Alçadas. O banco também não lê nenhuma delas. Desligar uma regra não muda o que a equipe consegue fazer.

O que ainda está em desenvolvimento

A Conciliação Bancária e as Alçadas abrem com o aviso Função em desenvolvimento, a cada entrada, e dizem que o desenho pode mudar. Por isso esta série não traz passo a passo delas.

Conciliação Bancária: hoje mostra as saídas do extrato, liga cada uma à conta correspondente e classifica no DRE. Ela não resolve diferença de valor, não dá destino ao movimento sem conta e não faz baixa automática. A baixa automática de hoje está no Painel, em Como usar a baixa automática.
Alçadas: hoje define quem agenda e paga até que valor, por grupo ou por loja, e o próprio sistema recusa o que passa do limite. Aprovar a ordem não a envia ao banco, e não há onde dar limite ao fornecedor que não aparece na lista.

Não existe fila de aprovação. O visto verde na linha de uma conta agendada aprova a ordem de pagamento da loja inteira, só com a política de alçada ligada. Ele não paga nada. Qualquer pessoa com Contas a Pagar na loja da ordem pode aprovar, inclusive quem tem limite e quem a criou. O Pagar não exige ordem aprovada: pagar uma conta agendada com a ordem em rascunho é aceito, e a conta sai da ordem. Por ora a aprovação é só registro de quem e quando. Se a política falta ou dá recusa, veja Não consigo agendar ou pagar.

As palavras que aparecem nos guias

Baixa — marcar a conta como paga. Pode ser à mão, no Pagar, ou pelo extrato, na baixa automática.
Alçada — o limite de valor, por conta, que uma pessoa agenda e paga sem ajuda.
Extrato — a lista de movimentos do banco, trazida para o Visio DRE.
Categoria de DRE — onde o valor da conta cai no resultado da loja.

Próximo passo: lance e pague a primeira conta.

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