Contas a Pagar: como usar a baixa automática pelo extrato
Para quem tem Contas a Pagar: por padrão, Franqueado, Gerente Financeiro e RH. Use quando o banco já pagou contas vencidas e você quer marcá-las como pagas de uma vez.
Travou? Vá direto:
- Passos: abrir a baixa automática · simular e ler as abas · marcar e decidir a categoria · confirmar a baixa · reverter uma baixa
- Deu problema: a simulação falhou · nada em Para baixar · a conta ficou em Não baixadas · Baixar não liga · a categoria do extrato não gravou
Antes de começar
- A regra, em números. A simulação cruza as contas vencidas nos últimos 90 dias, abertas ou agendadas, com os débitos do extrato. O valor tem de ser igual, de 3 dias antes a 3 dias depois do vencimento. Se a descrição do débito traz o nome do fornecedor, vale valor próximo: até 1% ou R$ 5, o maior.
- A loja precisa ter extrato no Visio DRE. Sem ele, a conta cai em Não baixadas.
Passo 1 — Abra a baixa automática
No Painel de Contas a Pagar, marque as lojas no filtro Estabelecimento. Sem nenhuma marcada, a simulação olha todas as suas lojas. Clique em Baixa automática, o botão com a estrela, à direita da barra de filtros.
Deu certo quando abrir Baixa automática pelo extrato, com as lojas do escopo. Nada foi simulado nem baixado.
Passo 2 — Simule e leia as quatro abas
Clique em Simular. A simulação roda em lotes de 10 lojas e mostra o andamento. Nada é gravado. O resultado vem em quatro abas, cada uma com a contagem:
- Para baixar: um débito de mesmo valor, perto do vencimento, que não serve a outra conta. Vem marcado.
- Escolha o débito: a conta com mais de uma opção, ou o débito que serve a mais de uma conta. Nada vem marcado.
- Não baixadas: cada conta com o motivo, como débito de valor próximo, sem débito no banco, vínculo quebrado ou loja sem extrato.
- Débitos sem conta: débitos do extrato sem conta a pagar ligada, só os mais recentes. O total é exato.
Em Para baixar, a conta fica à esquerda, com fornecedor, loja, vencimento, valor e categoria. O débito do extrato fica à direita, com data, valor e dias de diferença.
Deu certo quando as quatro abas mostrarem contagens e o diálogo se alargar para as listas.
Passo 3 — Marque o que baixar e decida a categoria
Revise a aba Para baixar. Desmarcar todas limpa a seleção, e Marcar todas a refaz. Em Escolha o débito, marque o par certo: marcar um desmarca os outros da mesma conta e do mesmo débito.
A conta baixada recebe uma categoria de DRE: a dela, a do extrato ou a que você escolher. Quando as duas divergem, escolha Manter a da conta ou Manter a do extrato. Na conta sem categoria, use Conta sem categoria — escolha:.
Linhas neutras do extrato, como o pagamento agregado do banco e as transferências, não são tocadas. Quem tem Contas a Pagar sem a DRE não tem categoria a escolher, e isso não trava a baixa.
Deu certo quando o rodapé disser N conta(s) marcada(s) para baixar e o botão Baixar ligar. Ele só liga com uma conta marcada e nenhuma marcada sem categoria.
Passo 4 — Confirme a baixa
Clique em Baixar. O primeiro clique não baixa nada: o botão vira Confirmar a baixa de N. Só o segundo clique grava.
Cada conta fica paga na data do débito do extrato, não na do clique. A categoria combinada também vai para a linha do extrato.
Deu certo quando o diálogo mostrar N conta(s) baixada(s), com quantas estavam agendadas, e quantas categorias foram gravadas. As baixadas saem das listas, e o Painel recarrega. Clique em Fechar.
Passo 5 — Reverta uma baixa, se precisar
Na linha da conta no Painel, use Desfazer pagamento. A conta volta a em aberto, e o vínculo com o débito se apaga. A tela não guarda o par desfeito: se o vencimento ainda está nos últimos 90 dias, a próxima simulação pode propor o mesmo par, já marcado se for o único forte.
Não é a Conciliação Bancária
A baixa automática e a aba Conciliação Bancária parecem iguais e usam janelas de data diferentes:
| Baixa automática | Conciliação Bancária | |
|---|---|---|
| Janela de datas | 3 dias antes a 3 depois do vencimento | até 5 dias de diferença, com valor idêntico |
| Como decide | Você simula e confirma em lote, no Painel. | A tela sugere, e você aceita uma sugestão por vez. |
| Situação | No ar. | Ainda em desenvolvimento, e a tela avisa a cada entrada. |
As duas janelas são intencionais e vêm de motores diferentes. Se algum dia forem unificadas, este texto muda.
O que ainda não faz
- Não baixa sozinha conta cujo valor difere do débito, salvo o valor próximo com o nome do fornecedor na descrição. Essas ficam em Não baixadas ou, se a conta já estava ligada ao débito, aparecem em Para baixar desmarcadas, com o aviso Valor diferente do da conta; marcadas, podem ser baixadas.
- Não resolve juros, multa ou desconto. Para lançá-los, pague a conta individualmente.
- A baixa automática ainda não está na Conciliação Bancária. Hoje ela só existe no Painel.
Quando não funcionar
A simulação falhou
A tela diz A simulação falhou em e o lote, ou As lojas desses lotes não aparecem na lista. Simule de novo. As lojas do lote com falha não entram nas abas. Simule de novo, ou reduza as lojas no filtro Estabelecimento.
Nenhuma conta em Para baixar
A tela diz Nenhuma conta com débito correspondente. Confira se a conta venceu nos últimos 90 dias, se o extrato da loja chegou e se o valor e a data batem com a janela.
A conta ficou em Não baixadas
Abra a aba e leia o motivo. Com débito de valor próximo, há um débito parecido, mas sem o nome do fornecedor na descrição: confira o extrato e, se for ele, pague a conta à mão, com juros ou multa. Sem débito no banco, ainda não há o que casar. Em Todas as contas vencidas têm débito correspondente., não sobrou nenhuma.
Baixar não liga
Falta marcar uma conta, ou há marcada sem categoria. Escolha a categoria na linha, ou na faixa âmbar que a aplica a todas.
A categoria do extrato não gravou
A baixa e a categoria do extrato são dois passos separados. Se o segundo falhar, a conta continua baixada e a tela diz quantas linhas ficaram sem categoria. Clique em Tentar de novo.
Próximo passo: cadastre a categoria padrão dos fornecedores.
Comentários
0 comentário
Por favor, entre para comentar.