Contas a Pagar: como lançar, agendar e pagar uma conta
Para quem tem Contas a Pagar: por padrão, Franqueado, Gerente Financeiro e RH. Use para lançar uma conta, marcar quando ela será paga e registrar o pagamento.
Travou? Vá direto:
- Passos: abrir o painel · lançar a conta · salvar · agendar · pagar · desfazer ou cancelar · exportar
- Deu problema: a conta não aparece · não consigo salvar · Agendar ou Pagar está apagado · o pagamento deu erro · não desfaz nem reativa
Antes de começar
- Acesso e perfis estão em Contas a Pagar: como funciona o painel, os estados da conta e quem tem acesso.
- A categoria padrão do fornecedor preenche a categoria da conta sozinha. Ela se cadastra em Contas a Pagar: como cadastrar a categoria padrão dos fornecedores.
Passo 1 — Abra o painel e recorte a lista
Na Home, abra o cartão Financeiro. No Visio DRE, abra Contas a Pagar no menu lateral e clique em Painel de Contas a Pagar, a primeira pílula.
Na primeira vez, a tela abre com o filtro Status só em Vencidas. Depois, ela reabre no último recorte que você usou. Uma conta com vencimento futuro só aparece depois de marcar A vencer ou Todos. Vencidas inclui as contas que vencem hoje.
O Período não guarda o recorte: a cada abertura, volta aos últimos 7 dias de vencimento, e os números do topo seguem esse filtro. Para ver contas mais antigas, use Limpar período.
Recorte também por Estabelecimento, Período, Fornecedor e Tipo. Notas sem boleto não lançadas e lançamentos manuais aparecem, mas ficam fora dos totais e da exportação.
Deu certo quando a faixa mostrar Vencidas, Vencem hoje, A vencer e Agendadas a confirmar, e a lista trouxer só o recorte.
Passo 2 — Lance a conta
Clique em Nova conta. Preencha Loja, Fornecedor (a caixa aceita um nome novo), Número do documento, Valor, com vírgula ou ponto, e Vencimento.
A Categoria de DRE pode vir sugerida pelo fornecedor.
Dois interruptores valem só na criação, e um desliga o outro:
- Repetir todo mês cria uma conta por mês, a partir do vencimento escolhido.
- Parcelar esta conta divide o valor em parcelas mensais, de 2 a 60. A última parcela absorve os centavos que sobram.
Passo 3 — Salve e decida a categoria padrão
Se você escolheu a categoria à mão, o diálogo oferece usá-la como categoria padrão do fornecedor. Marque Aplicar também nas outras N loja(s) deste grupo para levá-la às lojas do mesmo grupo econômico.
Clique em Salvar.
Deu certo quando aparecer Conta salva com sucesso (ou Conta salva. Categoria padrão do fornecedor atualizada., se aceitou o convite da categoria padrão) e a lista recarregar.
Passo 4 — Agende o pagamento
Na linha da conta em aberto, clique em Agendar. O campo Data agendada para pagamento abre no vencimento. Confirme em Agendar.
Agendar organiza a fila: a conta continua a pagar até alguém dar a baixa.
Deu certo quando aparecer Pagamento agendado e a linha ganhar o selo Agendada. O botão vira Desagendar, que volta a conta para em aberto, sem pedir confirmação.
Para várias, marque as caixas e clique em Agendar (3). Confirme em Confirmar agendamento. Cada conta é agendada para o próprio vencimento. Notas sem boleto ficam de fora: agende-as uma a uma, pela linha, no modo Compacto. No alto da lista, ao lado de Exportação, clique em Compacto; o Tradicional é o padrão.
Passo 5 — Pague a conta
Na linha, clique em Pagar. No diálogo, confira o Valor principal e, se houver, preencha Juros, Multa e Desconto. O total é principal mais juros e multa, menos desconto, e precisa ser maior que zero.
Escolha a Data do pagamento e a Forma de pagamento: Conta bancária ou Dinheiro. Clique em Confirmar pagamento.
A baixa só marca a conta como paga. Pelo banco, a DRE é movida pelo débito do extrato. Em Dinheiro, lance a despesa em Lançamentos Manuais, sem lançar nos dois lugares.
Deu certo quando aparecer Pagamento registrado e a conta sair das abertas e aparecer em Pagas.
Em lote, marque as contas e clique em Pagar (3). Cada conta é paga pelo valor original, sem juros, multa ou desconto. Data e forma valem para todas.
Passo 6 — Desfaça um pagamento ou cancele a conta
Na linha de uma conta paga, Desfazer pagamento ocupa o lugar do Pagar. Confirme em Desfazer pagamento. Os dados da baixa são apagados, e o histórico fica nas observações.
Deu certo quando a tela disser Pagamento desfeito. A conta voltou para "Em aberto"..
Use Cancelar só em conta que nunca foi paga. Confirme em Cancelar conta. O registro continua na lista como Cancelada, e Reativar a traz de volta. Conta que já foi paga não se cancela: registre o pagamento.
Passo 7 — Exporte a lista
Clique em Exportação e escolha Excel (.xlsx) ou PDF (.pdf). Sai o recorte dos filtros, sem as notas sem boleto e os lançamentos manuais.
Deu certo quando o arquivo for baixado e a tela disser quantas contas saíram.
O que ainda não faz
- Agendar não paga nem move dinheiro. A conta só vira paga com a baixa.
- A baixa em Dinheiro não lança a despesa na DRE, nem move caixa ou cofre.
Quando não funcionar
A conta lançada não aparece
Com a lista vazia, a tela diz Nenhuma conta encontrada com os filtros atuais. Confira o filtro Status: marque A vencer ou Todos, e confira Estabelecimento e Período.
Não consigo salvar a conta
A tela diz o que falta, como Selecione uma loja., Selecione a data de vencimento. ou Valor inválido. Com Esta categoria não existe no catálogo desta loja. Escolha uma da lista antes de salvar., escolha uma categoria da lista.
Agendar ou Pagar está apagado
Conta paga, cancelada ou de nota sem boleto ainda não lançada não se agenda. Se a conta passa do seu limite, o botão fica apagado com o motivo no tooltip. O caminho está em Não consigo agendar ou pagar.
O pagamento deu erro
Confira a data e os valores. A tela diz Selecione a data de pagamento., Valores inválidos. Verifique os campos numéricos. ou Valor total pago deve ser maior que zero. Com Nada foi alterado: esta conta não foi encontrada. A lista pode ter mudado — atualize e tente de novo., atualize a lista e repita.
Não consigo desfazer nem reativar
Conta paga e depois cancelada pelo fornecedor não tem Desfazer pagamento. Só se reativa o que a sua equipe cancelou: com Esta conta não pode ser reativada., o cancelamento foi automático, pelo fornecedor ou por virar parcelas.
Próximo passo: feche as contas que o banco já pagou, com a baixa automática.
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